top of page

אסטרטגיה עסקית להתמודדות במכרזים

עסקים רבים מוצאים עצמם בצומת דרכים בה הם מחפשים להגדיל ולהרחיב את שירותיהם, את כמות לקוחותיהם ורווחיהם. בניסיון לפנות לקהלים ולקוחות חדשים עסקים רבים פונים לשוק האזרחי, אך מזניחים אפיק עסקי מרכזי והוא המכרזים הציבוריים.

בניית אסטרטגיה עסקית נכונה, ביחס להתמודדות במכרזים ציבוריים עשויה לשרת בצורה מעולה את התוכניות העסקיות של עסקים המבקשים לצמוח ולבסס את עצמם. זאת כיוון שהתקשרות עם גופים ציבוריים טומנת בחובה יתרונות משמעותיים כגון הכנסה קבועה ובהיקפים גדולים, ביטחון כלכלי ועבודה מול גופים עם יכולת פירעון מוכחת וכן יוקרה ומיתוג שהינם פועל יוצא של מתן שירותים ועבודות לגופים הגדולים והמובילים במשק.

ישנם בעלי עסקים החוששים לגשת למכרזים ציבוריים, או שהם מתקשים באיתור וגישה להליכים המתאימים, אחרים פשוט אינם מכירים מספיק את עולם המכרזים והפוטנציאל העסקי הגלום בו.

מטרתו של מאמר זה הינה לעמוד על מספר דגשים בבניית אסטרטגיה עסקית עבור עסקים המבקשים להתמודד בהצלחה במכרזים ציבוריים.

הגדרת האסטרטגיה העסקית

על מנת לגשת ולהתמודד במכרזים בצורה אפקטיבית ישנן מספר פעולות שיש לעשות בשלבים מוקדמים ועוד טרם ההתמודדות במכרז ספציפי כזה או אחר. למעשה, על מנת ליצור תשתית להצלחה במכרזים נדרש ליצור אסטרטגיה עסקית מקדימה, התואמת את פעילות ומטרות העסק.

הגדרת תחום העיסוק - על מנת לאתר מכרזים באופן יעיל וממוקד יש להגדיר ולתחם את פעילות העסק. בתוך כך יש להתייחס לתחומי מומחיות מיוחדים, היקפים כספיים או גודל העבודות או הפרויקטים בהם מבקשים לקחת חלק ועוד.

 

בידול בתחום העיסוק - לעיתים, תחומי עיסוק שונים נדמים כ"שדה חרוש" בהם קשה להתבלט ולהגיש הצעה טובה ותחרותית. בידול העסק יכול לסייע על מנת לאפיין סוגי התקשרות בהן התחרות הינה פחותה או לאפיין כיצד ניתן לקנות יתרון על פני מתחרות אחרות בשוק. ניקח לדוגמה חברה לייעץ ארגוני - חברה שתדע לבדל עצמה לתת תחום מסוים, כמו ייעוץ כלכלי או ייעוץ לבכירים ומנהלים, תוכל לייצר לעצמה בידול ביחס לחברות אחרות בתחום. בכך גם ניתן ליצור יתרון איכותי על פני המתחרות וגם למקד את איתור המכרזים הרלוונטיים עבורה.

איתור ואבחון חסמי כניסה - לשווקים שונים בהם מתקיימים מכרזים פומביים באופן תדיר קיימים מאפיינים ייחודיים. חלק מהתחומים מאופיינים בספקים ותיקים הנטועים היטב בגופים המזמינים, חלק בתחרותיות גדולה או נהפוך הוא בשוק קטן ומונופוליסטי. לעיתים, מאופיינים מכרזים מסוימים בדרישות סף המצריכות ניסיון קודם ובכך מקשות על שחקנים חדשים לחדור לתחום. על מנת להתמודד באופן נכון ויעיל במכרזים, יש בשלב הראשון לאבחן ולהגדיר את חסמי הכניסה הרלוונטיים לתחום העיסוק (כאשר בשלב של מימוש האסטרטגיה ניגע בפעולות מעשיות על מנת להתמודד עם חסמים אלו).

 

הגדרת לקוחות פוטנציאליים - אחד הצעדים החשובים בבניית האסטרטגיה העסקית הינה הגדרה מדויקת של הלקוחות הפוטנציאליים להם נרצה להעניק את השירותים. מכרזים ציבוריים הינה נחלתם של גופים רבים, בעלי מאפיינים שונים - כך למשל היקף ומאפייני שירותים עבור משרד ממשלתי גדול עשויים להיות שונים מהיקף ומאפייני השירותים עבור מועצה מקומית קטנה. על כן, רצוי להגדיר מראש מי הם הלקוחות הפוטנציאליים, הן בהיבט של סוג השירותים הנדרש והן בהיבט של סיכויי הזכייה המשוערים במכרזים שמפרסמים לקוחות אלו.

כך למשל, יתכן שעסק קטן, ללא ניסיון קודם ובעל היקפי פעילות נמוכים, יעדיף להתחיל את דרכו בעולם המכרזים במתן שירותים לרשויות מקומיות קטנות יותר, לפני שיפנה להתחרות במתן שירותים לעיריות גדולות בהן היקף השירותים גדול יותר ודרישות הסף משמעותיות יותר. 

 

הגדרת אסטרטגיה עסקית פעולות לביצוע - למעשה שלב הזה מהווה סיכום לכל הנקודות שפורטו לעיל. לאחר אפיון וניתוח כל הנקודות הנ"ל יש לגבש אסטרטגיה סדורה ביחס להיקף פעילות העסק שתוקדש להתקשרויות כתוצאה ממכרזים, לאילו מכרזים ברצוננו לגשת ובאיזו תדירות, מי הם הלקוחות המועדפים עלינו, מי הם בעלי התפקידים הרלוונטיים באותם לקוחות וכיצד ניתן לגשת אליהם, ואבחון חסמים ופעולות שניתן לבצע על מנת להגדיל את סיכויי הזכייה במכרזים. 

ביצוע האסטרטגיה העסקית

כמובן שלאחר גיבוש האסטרטגיה העסקית נדרש לגזור משמעויות אופרטיביות ומשימות לביצוע על מנת שניתן יהיה לממש את אותה אסטרטגיה.

כעת ננסה למפות ולתת דגשים ביחס לחלק מהפעולות והצעדים הנדרשים לצורך ביצוע האסטרטגיה.

טרום המכרז

הגדרת פעולות לצורך חדירה לשוק הרלוונטי - כאמור, בכל שוק קיימים חסמי כניסה בעלי מאפיינים שונים. על כן, לאחר ניתוח חסמי הכניסה יש להגדיר צעדים שמטרתם להתגבר על אותם חסמים.

דוגמא להתמודדות עם חסם כניסה הינה למשל שבשוק בו קיימת תחרות גדולה מאוד, יש לשקול הגשת הצעת מחיר נמוכה ואף הפסדית על מנת ליצור דריסת רגל בשוק, מתוך ראייה עתידית של פוטנציאל ההתקשרות באותו התחום.   

דוגמא נוספת - בתחום בו קיים חסם כניסה משמעותי של ניסיון קודם ניתן לנסות ולצבור ניסיון כקבלן משנה, תחת קבלן גדול יותר שכבר יש לו את הניסיון הנדרש.

הגדרת בעלי תפקידים רלוונטיים - מלאכת ההכנה למכרז, הגשת ההצעות, ניהול ההליך המכרזי וכל מה שכרוך בכך הינה מלאכה קשה, לעיתים סיזיפית, הגוזלת זמן רב. על מנת שניתן יהיה להתכונן כראוי למכרז ולהגיש הצעה טובה מומלץ לקבוע מראש את בעלי התפקידים הרלוונטיים למכרז. חשוב לזכור כי התמודדות במכרז דורשת לעיתים התמחות בתחומים שונים, אשר שיתוף הפעולה בניהם יביא לתוצאה מיטבית.

אפיון התפקידים עשוי להשתנות בין ארגון לארגון ולעיתים תהיה חפיפה בין התפקידים השונים, אך כבסיס נגדיר את בעלי התפקידים העיקריים:

מנהל מכרזים - תפקידו לרכז ולנהל את הליך ההכנה למכרז וההשתתפות במכרז. מנהל המכרזים יהיה אחראי בין היתר, על איתור המכרזים, קביעת הלו"ז למכרז וביצוע בקרה, ניהול פניות ותכתובות מול מפרסם המכרז, איסוף החומרים למכרז, ניהול זיכרון ארגוני ועוד.

גורם מקצועי - תפקידו ללוות את הגשת ההצעה מבחינה מקצועית, לבחון ולהעיר על דרישות המכרז והמפרטים הטכניים והמקצועיים, ניסוח שאלות הבהרה בתחום מומחיותו.

גורם כלכלי - תפקידו הינו קודם כל בחינת המודל הכלכלי ובחינת רווחיות ההתקשרות עבור העסק. לאחר מכן יהיה הגורם הכלכלי אמון על בחינת העלויות לביצוע ההתקשרות, ניסוח שאלות הבהרה מתאימות, והכנת ההצעה הכספית.

 ייעוץ משפטי - תפקידו לבחון את מסמכי ההליך וחוזה ההתקשרות, ניסוח שאלות הבהרה הן ביחס להליך המכרזי והן ביחס לחוזה ההתקשרות, ייצוג העסק מול מפרסם המכרז וועדת המכרזים וייצוג בליטיגציה מנהלית במידת הצורך.

הנהלת העסק - על מנהל העסק לקבל החלטות אסטרטגיות בלבד! כאמור התמודדות במכרז דורשת תשומות רבות, תוך הקפדה על לו"ז קשיח. מנהל העסוק בניהול שגרת החברה, יתקשה לנהל את הגשת המכרז באופן מיטבי.

איתור המכרז והזדמנויות עסקיות - בהתאם לאסטרטגיה העסקית יש לפעול באופן ממוקד לאיתור המכרזים הנכונים. חשוב להדגיש כי איתור המכרזים צריך להיעשות באופן יעיל ולכן מומלץ להסתייע במערכות מידע או באנשי מקצוע מתאימים ובמידת האפשר להביא לשולחנם של מקבלי ההחלטות רק מכרזים שעברו סינון ראשוני, שנמצא כי הם תואמים את האסטרטגיה העסקית וכי הם מתאימים לאופי הפעילות של החברה.

התמודדות במכרז

ההתמודדות במכרז כרוכה בפעולות רבות, כולל בחינת מסמכי ההליך, שאלות הבהרה והכנת ההצעה. בחלק זה ננסה לגעת בפעולות המהותיות שיש לבצע בשלב ההתמודדות במכרז.

 

בחינת תנאי סף - כאשר אנו ניגשים להתמודדות במכרז הדבר הראשון שיש לבחון הוא מידת התאמת העסק לדרישות תנאי הסף. חשוב להדגיש כי תנאי הסף הם קשיחים וכל חריגה מהם, ולו הקטנה ביותר, עלולה להוביל לפסילת ההצעה. על כן, יש לוודא שההצעה מוגשת באופן שנותן מענה לתנאי הסף ומוכיח את העמידה בכל רכיביהם.

לבסוף, על מנת שלא לבזבז משאבים יקרים לריק יש לבחון את התכנות העמידה בתנאי הסף טרם התקדמות בהליך המכרזי.

עם זאת, חשוב לזכור - תנאי סף אינם סוף פסוק! גם אם נמצא כי העסק אינו עומד בתנאי הסף, הרי שניתן לשנות ולהשפיע על תנאי הסף באמצעות מנגנון שאלות ההבהרה ובמקרים חריגים (ביותר) אף באמצעות פניה לערכאות משפטיות.

 

בחינת מודל כספי - לאחר שווידאנו כי העסק עומד בתנאי הסף וניתן להיכנס בדלתות המכרז, עלינו לבחון את המודל הכספי של המכרז ולוודא כי הוא תואם את יכולותיה של החברה וכי הוא רווחי עבורה.

 

הגשת שאלות הבהרה - שלב שאלות ההבהרה הינו אולי השלב החשוב ביותר עבור המתמודד במכרז. התקשרות במכרז נתפסת לעיתים כהתקשרות חד צדדית, כאשר המזמין הוא אשר קובע את תנאי המכרז וההתקשרות מכוחו. אולם, לא כך הדבר - שלב שאלות ההבהרה הינו למעשה כלי לניהול מו"מ על תנאי המכרז וההתקשרות במסגרתם ניתן להשפיע על התנאים, להציף פערים ולסייע למזמין להבין את כוחות ואופי השוק. חשוב לציין, כי לאחר הגשת ההצעות לא ניתן עוד לשנות את תנאי המכרז ולרוב גם לא את תנאי ההתקשרות. יתרה מכך, מי שהגיש הצעה למכרז מוחזק כמי שהסכים לכל תנאיו. על כן, שלב שאלות ההבהרה הינו השלב המרכזי והמשמעותי ביותר במסגרתו ניתן למציע להשמיע את קולו.

 

לאחר המכרז

עסקים רבים רואים בהודעת הזכייה על תוצאות המכרז כסיום ההליך. אבל, חשוב לדעת שלמציע שהתמודד במכרז קיימת זכות לעיין בהצעה הזוכה, בפרוטוקול ועדת המכרזים ובמסמכים נוספים הקשורים במכרז. ביצוע עיון במסמכים הינו שלב חשוב ביותר משני היבטים:

 

עיון במסמכים ותחקיר - עיון במסמכים מאפשר למציע לבצע תחקיר ולמידה ביחס לתוצאות ההליך, הבנת הסיבות לכך שהצעתנו לא נבחרה כזוכה ולמידה על מתחריו.

ערעור על תוצאות ההליך - במקרים בהם נמצא כי נפל פגם בהצעה הזוכה ו/או בוועדת המכרזים ניתן לערער על תוצאות המכרז בפני ועדת המכרזים וככל שערעור זה נדחה גם בפני בית המשפט. על כן, חשוב כי העיון במסמכים יתבצע במהירות האפשרית וללא כל שיהוי, כאשר במקרים מסוימים אף השתהות של מספר ימים עלולה להביא לשלילת זכות הערעור על תוצאות המכרז.

bottom of page